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Entrepreneurs, Comment éviter Les Mauvais Payeurs ?

Entrepreneurs, comment éviter les mauvais payeurs ?

Le secret pour vous faire payer par vos clients ? Leur adresser des factures irréprochables, contenant toutes les informations nécessaires à l’identification des deux parties, y compris la prestation livrée, et sécuriser votre relation grâce à des outils contractuels.

Selon l’Observatoire des paiements, en 2018, les retards de paiement ont causé 25% des faillites de petites entreprises en France. Comment en effet faire face aux charges, aux impôts, aux appels de TVA lorsqu’on est une TPE ou une PME qui a déjà avancé les fonds, et que le client dépasse allègrement les délais légaux de règlement?

Votre cash disponible en pâtit directement, avec un manque à gagner en termes de trésorerie pour les PME qui s’élevait en 2015 à 16 milliards d’euros par an. Comment éviter les mauvais payeurs ? Digiwork vous explique tout ce qu’il faut savoir.

Facture bien honorée commence par une relation commerciale bien ficelée

Alors oui, bien sûr, on préférerait tous pouvoir travailler en confiance, en se tapant dans la main. Mais vous vous exposeriez alors à des mauvais payeurs, intentionnés ou pas, qui profiteraient des brèches dans votre relation contractuelle. Reprenons par la base.

1 – Le contrat commercial, prérequis indispensable avant de débuter une prestation

Assisté de votre expert-comptable ou de votre avocat, rédigez un modèle de contrat commercial que vous adapterez en fonction des demandes de vos clients et des prestations livrées. Ce contrat doit inclure :

  • Un cahier des charges précis des prestations demandées. N’ayez pas peur d’être exhaustif, rien de pire qu’un flou artistique pour entretenir la confusion en cas de litige.
  • La définition précise du prix consenti à votre client
  • La définition précise des livrables
  • Votre échéancier de livraison(s)
  • Un échéancier précis de paiement par votre client : au mois, à la livraison, par abonnement, etc.

Ce contrat stipule aussi les délais de paiement négociés avec votre client, le plus court possible afin de ne pas grever votre trésorerie. Autre négociation clé: demandez un acompte lors de la commande, qui vous évitera d’avancer des frais trop importants pour ce client, et vous permettra de jauger de sa fiabilité et de son respect des délais de paiement. Ce contrat doit être signé par les deux parties avant le début de votre prestation.

2 – Faire reconnaître le travail fourni à chaque étape

Vous avez topé là ? Bravo. Désormais, vous devez faire valider chacune des étapes de votre prestation. Établissez un PV de livraison signé par le client chaque fois que vous lui remettez un livrable, qui indique la date, l’heure de réception et la personne habilitée ayant accusé réception.

3 – Facturer sans attendre la Saint Glinglin

Pour être payé rapidement, facturez tout aussi rapidement et collez au train de vos clients ! Certains ne sont pas des mauvais payeurs intentionnels, mais simplement négligents dans le respect des délais indiqués : à vous de leur rappeler (avec délicatesse, du moins au début) leurs engagements.

Après envoi de votre facture, assurez-vous par email qu’elle est bien arrivée et conservez précieusement la réponse de votre client. Programmez ensuite une pré-relance de votre client 8 jours avant l’échéance, en lui demandant confirmation de la date de paiement.

4 – Les bons réflexes en cas de retard de paiement

Votre client a laissé passer l’échéance ? Écrivez-lui sans attendre en lui demandant s’il a un motif de retard, et en lui demandant une date de paiement pour votre facture. Si votre client n’a toujours pas payé après 16 jours de retard, adressez-lui un courrier avec accusé de réception demandant le règlement immédiat, et l’informant de l’application de pénalités de retard. Au-delà de 30 jours de retard, haussez le ton et adressez-lui un courrier d’avocat ou d’huissier qui initie une phase pré-contentieuse.

Conservez bien tous les écrits attestant de la réalité de votre prestation et les mails de votre client montrant qu’il en a bien pris connaissance : ils vous aideront à faire valoir vos droits si le litige s’enlise.

À lire : 7 bonnes raisons de faire appel à un expert-comptable

Facture bien rédigée, facture plus facilement payée

Si le contrat commercial constitue le socle indispensable pour éviter les impayés, la mise en forme de vos factures est tout aussi importante.

Les informations indispensables à indiquer :

1/ Identification complète de votre entreprise

Avec votre logo et le nom de votre société, le nom, le prénom et la fonction du contact en charge du dossier, l’adresse de la société, votre numéro de RCS et votre numéro de TVA intracommunautaire.

2/ Identification complète de votre client

Avec le nom de la société, le nom éventuel de la filiale si vous avez contracté avec un établissement et non le siège, le nom et prénom du contact, l’adresse de facturation (qui peut être différente de celle du siège social), le numéro de RCS et le numéro de TVA intracommunautaire.

3/ Détailler la nature de la vente

Rappeler le type de prestation fournie par vos soins, en précisant le numéro du bon de commande et / ou du contrat commercial. Joignez à votre facture le ou les PV de livraison, ou tout élément attestant de la réalisation de la prestation et de sa bonne réception par le client.

4/ Indiquer les pénalités de retard

N’oubliez pas de mentionner la date d’envoi sur votre facture, et de rappeler le délai de règlement fixé par contrat, ou à défaut le délai de règlement souhaité. Ajoutez le taux de pénalité de retard qui s’applique, ainsi que les frais de recouvrement en cas d’impayé et, le cas échéant, les conditions d’escompte.

5/ Centraliser les informations et indiquer votre RIB / IBAN

Simplifiez la vie de votre client en indiquant directement sur votre facture l’adresse de règlement par chèque, ainsi que votre RIB / IBAN. Ainsi, il n’aura pas besoin de chercher ces informations en PJ dans vos échanges de mail, et vous enregistrera plus rapidement.

6/ Les éléments légaux nécessaires à la validité de la facture

Si vous êtes assujetti à la TVA, précisez pour chaque prestation livrée son montant HT, le montant de TVA et le montant TTC correspondant, ainsi que les totaux pour chaque colonne. Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, ajoutez sur votre facture la mention légale « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts ».

À lire : Les bonnes questions à se poser avant de créer sa société

S’appuyer sur des pros, la garantie de ne pas vous retrouver le bec dans l’eau

L’administratif, ce n’est pas forcément votre activité favorite ? Vous éprouvez des difficultés à tenir les délais de relance, d’envoi de facture, etc. ? Confiez votre facturation et vos relances à des experts qui se porteront garants du bon règlement de vos prestations.

Avec Digiwork, finis les décalages de trésorerie et les fastidieuses relances auprès de vos clients : nous payons vos prestations dès que votre client valide vos temps de travail sur une plateforme en ligne dédiée, nos équipes se chargent ensuite de facturer et d’obtenir le règlement de votre client.

Vous vous concentrez ainsi sur l’essentiel : votre activité et son développement ! Vous désirez en savoir davantage sur notre solution en ligne et l’accompagnement que nous proposons ?

N’hésitez pas à nous contacter !

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